So verschieben oder stornieren Sie eine Hochzeit

Eine Hochzeitsverschiebung oder -absage bedeutet eine Änderung vieler, vieler Pläne, für viele, viele Menschen, einschließlich Familie, Gäste und Lieferanten. Wie also ist an die Verschiebung oder Absage der Hochzeit heranzugehen, insbesondere in Krisenzeiten wie jetzt mit Covid-19? Was bedeutet es, eine Hochzeit zu verschieben oder abzusagen, und wie meistert man diese Krise wie ein Profi?

Eine große Hochzeit ist eine logistische Meisterleistung, man arbeitet mit vielen Firmen zusammen. Versuchen Sie also bei der Planung, das Endziel im Auge zu behalten und sich nicht in das Drama des Ganzen einzumischen. Am besten ist es, diese Verschiebungsherausforderungen zwischen den Lieferanten und der Familie professionell zu halten – soziale Medien sind in einer Zeit wie dieser nicht immer der beste Ort. Verwenden Sie die Energie, die Sie haben, um ruhig und entspannt zu bleiben und Probleme zu lösen. Setzen Sie Ihre Energie grundsätzlich mit Bedacht ein. Wenn der große Tag kommt, feiern Sie, dass Sie immer noch Ihre Feier feiern und alle Berge versetzt haben, um sie zu verwirklichen.

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit dem Stress der Verschiebung einer Hochzeit umgehen und die gewünschte Feier neu planen können, wann und wo immer sie sein mag.

Informiert bleiben

Die derzeitige Pandemie-Situation ist überwältigend und kann sich jeden Tag ändern. Für Paare, die keinen Planer haben, gilt es, über vertrauenswürdige Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben und sich nicht zu überfordern mit jeder einzelnen Nachrichtenseite.

• Bleiben Sie ruhig und besonnen.
• Beauftragen Sie Freunde und Familie, dasselbe zu tun.
• Folgen Sie den Seiten des Gesundheitsministeriums und der lokalen Behörden.

Sich bei der Versicherung erkundigen

Wer eine Versicherung hat, sollte diese zuerst anrufen, um herauszufinden, was die Polizze abdeckt und was dies für die Lieferantenbeziehungen bedeutet. Alle Paare sollten prüfen, was sie abdeckt, bevor sie sich an Anbieter wenden. Leider deckt sie das Coronavirus nicht vollständig ab, aber es kann die Kostendifferenz von Anbietern decken. Alle Paare sollten eine Versicherung haben, raten die Experten.

Einen Fachmann konsultieren

Wer aufgrund der vorliegenden Informationen zu einer Terminänderung gezwungen ist (oder diese erwägt), sollte als nächsten Schritt mit einem Fachmann sprechen, um fragen zu können: Wo und wie wird das aussehen? Wer einen Hochzeitsplaner hat, hat damit seine erste Ansprechperson, mit der über die Möglichkeit einer Verschiebung gesprochen werden kann. Sprechen Sie mit einem Profi, bevor Sie diese Entscheidung treffe, denn Sie selbst sind emotional und es ist eine emotionale Entscheidung. Wer keinen Planer hat, sollte mit dem Veranstaltungsort oder Caterer reden. Jeder braucht eine zweite Meinung und jemanden, der bei der Verarbeitung hilft und Feedback und Ideen gibt.

Die Finanzen verstehen

Mit jeder Änderung der Pläne können unterschiedliche Kosten verbunden sein, darunter Verluste bei im Voraus bezahlten Gebühren wie Einbehalten, Schlusszahlungen, je nachdem, wann die Hochzeit stattfindet, nicht erstattungsfähige Waren und Dienstleistungen. Um die finanzielle Belastung durch die Verschiebung (oder Absage) einer Hochzeit zu verstehen, sollten folgende Maßnahmen in Betracht gezogen werden:

• Lesen Sie das Kleingedruckte: Das Erste, was Sie tun sollten, ist, alle Verträge, die Sie mit Lieferanten haben, noch einmal zu lesen. Wie sieht die Stornierungsrichtlinie des Verkäufers aus? Sehen Sie, ob er etwas verpasst hat, das Ihnen ermöglicht, das von Ihnen bezahlte Geld außerhalb des erstattungsfähigen Betrags zurückzuerhalten? Viele Anbieter haben Klauseln über höhere Gewalt in ihren Verträgen, aber was genau diese Klausel abdeckt – zum Beispiel im Fall des Coronavirus, hängt wirklich vom Wortlaut des Vertrags ab. Wenden Sie sich daher bei Fragen an einen Anwalt.
• Planen Sie zusätzliche Kosten: Auch wenn Anbieter ihr Bestes tun, um mit Paaren zusammenzuarbeiten, die ihre Pläne aufgrund des Coronavirus ändern, ist dies nicht immer zu den gleichen Kosten möglich. Gebühren ändern sich je nach Saison – denken Sie auf diese Weise über Ihr Budget nach. Die Anbieter werden wahrscheinlich Umtauschgebühren haben, die vom Umfang der Arbeit abhängig sind, unabhängig davon, ob sie stündlich oder vertraglich vereinbart sind, und aus ihrer Sicht hatte der Planer die Ressourcen, das Personal eingestellt, den Termin gehalten und möglicherweise andere Termine für Ihre Hochzeit abgesagt. Wenn Sie es jetzt auf ein anderes Quartal oder ein anderes Jahr verschieben, kann es sein, dass die Zahlung nicht wirklich dieselbe sein wird. Beachten Sie die zusätzliche Zeit und Arbeit, wenn Sie diese Änderung vornehmen.

Gäste informieren

Im Fall von Covid-19 empfehlen Hochzeitsplaner, die Gäste darüber zu informieren, sobald man sich offiziell entschieden hat, das Datum zu ändern. Dies kann man auch per E-Mail oder SMS tun, obwohl ein Telefonanruf technisch gesehen die richtige Etikette ist. Sagen Sie ihnen einfach, dass die Hochzeit verschoben wurde, Datum noch offen. Idealerweise haben Sie einen neuen Termin, aber es kann ein oder zwei Wochen dauern, bis ein neuer Termin festgelegt ist, und das sind zwei Wochen.

Mit Veranstaltungsort und Lieferanten sprechen

Der nächste Schritt besteht darin, mit dem Veranstaltungsort zu sprechen und zuerst nach drei bis vier offenen Terminen zu fragen. Versuchen Sie, in naher Zukunft einen Termin zu finden.

Sobald Sie mit Ihrem Planer und Veranstaltungsort über verschobene Termine gesprochen und Ihre Lieferantenverträge und Verschiebungsklauseln verstanden haben, wenden Sie sich an die Lieferanten, die Sie bereits gebucht haben. Die Anbieter möchten, dass Sie eine Traumhochzeit haben.

Sprechen Sie zuerst mit Ihren Hauptdiensten: Fotografen, Videofilmer, Floristen, Band und Caterer. Wenden Sie sich dann an Anbieter, die mehr als eine Hochzeit an einem Wochenende durchführen können wie Tortenbäcker, Verleihfirmen und Schreibwarendesigner. Dabei ist es natürlich am einfachsten, die bereits gebuchten Anbieter so weit wie möglich zu behalten. Bei der Kommunikation empfiehlt sich, kurz, freundlich und herzlich zu sein.

Seien Sie sich bewusst, dass Anbieter für Ihren neuen Termin schon gebucht oder nicht mehr verfügbar sein können. Anzahlungen sind nicht erstattungsfähig und wenn ein Anbieter nicht verfügbar ist, müssen Sie verstehen, dass er sich entschieden hat, Ihre Hochzeit nicht durchzuführen. Selbst wenn Ihr ursprünglicher Anbieter zum neuen Datum nicht verfügbar ist, wird er zu 100 Prozent Empfehlungen aussprechen.

Zusätzliche Kosten berücksichtigen

Es können finanzielle Verluste entstehen, wenn nicht alle die gleichen Termine zur Verfügung haben. Seien Sie darauf vorbereitet und denken Sie daran, dass dies für alle Beteiligten eine schwere Zeit ist. Warum also die zusätzlichen Kosten? Manchmal kann ein Zeit- und Produktgrund vorliegen, denn einige dieser Produkte sind verderblich - wie Blumen und eingekaufte Lebensmittel. Zum Beispiel werden Blumenbestellungen normalerweise zwei Wochen vor der Hochzeit abgeschlossen. Wenn Sie also innerhalb dieses Zeitraums stornieren oder verschieben, wurden diese Blumen bereits bestellt. Auch schon gebuchte MitarbeiterInnen müssen ev. entschädigt werden. Somit ist bei einer Verschiebung und/oder Stornierung mit Verlusten oder zusätzlichen Kosten zu rechnen.

Neues Datum wählen

Wenn Sie sich für eine Verschiebung entschieden haben, ist die nächste Frage, wann? Wie weit möchte man verschieben und wie sieht die Verfügbarkeit der bevorzugten Anbieter aus? Folgende Fragen müssen geklärt werden:

• Wann sind wir verfügbar?
• Wann sind unsere Familien verfügbar?
• Wann ist unser Veranstaltungsort verfügbar?
• Wann ist unser Fotograf verfügbar?
• Wann sind andere wichtige Lieferanten verfügbar?

 

Team zusammenstellen

Wenn Ihre wichtigsten Anbieter vorhanden sind, heißt es, alle auf den gleichen Stand zu bringen. Erstellen Sie ein Dossier, das im Grunde genommen eine Hochzeitsliste ist. Schreiben Sie die Geschichte Ihres Tages: Wie sehen die Dinge aus und wie klingen sie? Was ist das Ziel? Alles bisher Geplante wird ausgedruckt und im Notizbuch zusammengefasst. Das Ziel ist, alles so ähnlich wie möglich im ursprünglichen Plan zu halten. Planen Sie dann einen Zoom-Anruf mit allen beteiligten Anbietern und teilen Sie das Dossier (abzüglich vertraulicher Anbieterverträge) mit allen. Bonus: Wenn Sie den Anbieter wechseln müssen, erhalten alle einen kurzen Überblick über Ihre Vision. Dies wird allen helfen, auf den gleichen Stand zu kommen und es für alle Beteiligten einfacher zu machen, den neuen Tag zu planen.

Informieren Sie Ihre Gäste formell

Sobald Sie das neue Datum festgelegt haben, senden Sie eine neue Einladungs- oder Ankündigungskarte (digital oder auf Papier) aus. Wenn Sie sich nicht in einer zeitkritischen Situation befinden, versenden Sie die Einladungskarte per Post, um die Neuigkeiten anzukündigen.  
Wenn Sie Ihre Hochzeit verschieben, versenden Sie etwas Digitales und gehen dann wie bei einem traditionellen Zeitplan vor, um die formelle Einladung zwischen acht und zehn Wochen vor der Hochzeit zu verschicken. Das heißt, wenn Sie bereits Einladungen verschickt haben, müssen Sie nächstes Jahr kein ganz neues Set versenden. Versenden Sie einfach eine digitale Einladung im gleichen Designstil.

Überdenken Sie Details

Obwohl Ihre Hochzeit nicht unbedingt auf die Jahreszeit abgestimmt sein muss, ist es wichtig, sich zu fragen, ob diese neue Feier gleich aussehen soll, da sich die Details von den Blumen über die Bettwäsche bis zum Essen mit der Jahreszeit ändern können. Wenn Sie das Datum, wahrscheinlich in einer neuen Saison, von einem visuellen Gesichtspunkt aus ändern möchten, wird sich dann an dieser Saison orientiert. Eine Winterhochzeit und eine Frühlingshochzeit können sehr unterschiedlich aussehen. Im Winter bekommt man keine Frühlingsblumen, es sei denn, man zahlt dafür mehr. Alles ist betroffen, also ist es wichtig, alle kleinen Details zu überdenken, wenn es einen neuen Termin gibt.

Abstimmung mit Anbietern

Nachdem Sie sich mit den Anbietern unterhalten haben, die die Party veranstalten, überlegen Sie sich die weiteren Punkte wie Hotelblöcke, Transportmittel und Give-aways. Der Grund für die Verschiebung hängt von der Flexibilität des Hotels ab, zum Beispiel ein nationaler Notfall oder ein persönlicher Notfall. Sprechen Sie in Zeiten großer Herausforderungen zu ihren Herzen und nicht zu ihrem Geldbeutel. Sagen Sie: „Wir freuen uns, dass unsere Gäste bei Ihnen bleiben, und möchten das Geschäft auf einen anderen Termin verlegen und bei Ihnen behalten.“ Sobald Sie neue Hotelblöcke und Transportinformationen haben, aktualisieren Sie Ihre Hochzeitswebsite.

Dem Team danken

Wenn alles gesagt und getan ist, danken sie den Leuten, die Ihnen geholfen haben, den neuen Termin zu bekommen. Empfehlen Sie Verkäufer und Anbieter an Freunde und Familie. Es gibt nichts Besseres für einen Lieferanten als eine Empfehlung für weitere Geschäfte oder zusätzliche Geschäfte. Zusätzlich zu einer positiven Empfehlung können Sie auch eine Online-Rezension schreiben oder anbieten, eine Ressource zu sein, wenn ein potenzieller Kunde mit einem früheren Kunden sprechen möchte. Seien Sie beim Trinkgeld großzügig, wenn dies möglich ist.

Stornierungen und Rücksendungen vornehmen

Wenn Sie Ihre Hochzeit verschieben, vergessen Sie nicht, auch Ihre Flitterwochen zu verschieben, wenn sie nach der Hochzeit stattfinden sollen. Wie bei den Richtlinien für die Verschiebung von Hochzeiten hängt Ihre Fähigkeit, alle flitterwochenbezogenen Ausgaben zu decken, von der Art der Tickets und Reservierungen ab, die Sie vorgenommen haben. Im Falle einer Stornierung müssen Sie auch an die Rücksendung von Geschenken (mit Vermerk), des Kleides und des Verlobungsrings denken.